Neue Freigabefunktionalität für die Ressourcen Management Applikation sit2work

Ab Release 1.2 besitzt sit2work jetzt eine weitere Funktion, mit der bestimmte Ressourcen als genehmigungsrelevant gekennzeichnet werden können und vor der Buchung einen Freigabeprozess durchlaufen.

Hintergrund
Unter bestimmten Voraussetzungen stehen nicht alle Ressourcen allen Anwendern frei zur Verfügung und ein Genehmigungsprozess muss einer Reservierung/Nutzung vorgeschaltet sein. Gründe dafür können sein
• Dieselben Ressourcen werden von unterschiedlichen Organisationen
genutzt. Daher muss vor der Nutzung eine Abstimmung erfolgen
• Die Nutzung einer Ressource kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein, die vorab genehmigt werden müssen
• Bei einer Kooperation mit einem Co-Working Anbieter, muss dieser eventl. eine Buchung seiner Plätze genehmigen
• Bestimmte Ressourcen bedürfen aus arbeitsrechtlichen Gründen der Genehmigung durch einen Vorgesetzten. Hierunter fallen beispielsweise Heimarbeitsplätze

Der neue Genehmigungsprozess
Falls eine Ressource zu genehmigen ist, ist dies mit einem Symbol gekennzeichnet. Der Such-, Buchungs- und Belegungsprozess läuft dabei ähnlich wie bei einer freien Ressource ab. Für den User bedeutet der Genehmigungsprozess zunächst nur, dass die Ressource nicht direkt gebucht werden kann. Die gebuchte Ressource ist dann als „in Genehmigung“ gekennzeichnet und kann, für den angegebenen Zeitraum, nicht mehr von anderen Usern gebucht werden. Wird eine genehmigungspflichtige Ressource gebucht, erhält der OrgAdmin (organisatorischer Verwalter der Ressourcen) eine Benachrichtigung in Form einer Mail, in der alle relevanten Informationen (User, OrgEinheit, Ressource) aufgeführt sind. In seinem Benutzermenü, unter dem Punkt „Genehmigungen“, werden dem OrgAdmin nun alle zu genehmigenden Ressourcen angezeigt, wobei dort ebenfalls die relevanten Informationen angezeigt werden. In diesem Menü lassen sich dann die Ressourcen genehmigen oder ablehnen. Wenn einem Nutzer eine Ressource genehmigt (oder abgelehnt) wurde, erhält sowohl der Anwender als auch der OrgAdmin eine Benachrichtigung. Die genehmigte Ressource wird dann als gebucht angezeigt und die jeweilige Belegung erfolgt wie bei einer frei zugänglichen Ressource. Wird die Anfrage abgelehnt, ist die Ressource storniert und somit wieder von allen Usern buchbar.

Prozessdiagramm Freigabeprozess

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